Видео: НЕОХИМ АД РАБОТНИ МЕСТА АПРИЛ 2020 2024, Юли
Потокът на документи е важен компонент от дейността и незаменим елемент на управление на всяка институция, организация, предприятие. Бизнес документите трябва да бъдат правилно съставени, съхранявани систематично и оптимално преместени. С развитието на икономиката информационните потоци и броят на документите във всички сфери на човешката дейност се увеличават. Затова в наши дни нараства търсенето на доста нова професия - мениджър на документи.
Кой е мениджър на документи
Специалист по документи е специалист, който се занимава с регистрация и счетоводство на документация. Свързани професии са секретар, архивист, чиновник.
Административните документи на ръководството трябва да бъдат надлежно изготвени в съответствие със стандартите и да бъдат представени на вниманието на служителите и точно на тези, за които заповедите са били предназначени. Документите обикновено са остарели, не са в обращение. В този случай те трябва да бъдат сортирани в съответствие със законодателните актове за водене на записи и да бъдат поставени в архива. Всичко това се прави от мениджъра на документи.
Работните отговорности на специалист по документи могат да изглеждат скучни. Но това е само на пръв поглед. Чрез ръцете на мениджъра на документи, особено ако той е единственият, който отговаря за управлението на документи в предприятието, преминават всички информационни потоци, той може да проследи работата на всички отдели и да разбере механизмите на дейност и развитие на компанията.
В големите организации отговорностите на специалистите по работа с документи обикновено са разделени: дизайн, регистрация, влизане в електронна база данни, контрол на изпълнението, съхранение се извършват от различни хора и дори цели отдели.
Какво трябва да знае мениджърът на документи
За да състави правилно документи, в които информацията е представена кратко, ясно и ясно, специалистът трябва да знае целта и формите на съставяне на всички видове документи. За да се знае как изглежда даден правно обвързващ документ, той трябва да притежава основите на правото.
Тъй като днес повечето документи се съхраняват на електронни носители и е необходим компютърен обмен на информация, специалистът по управление на документи трябва да разбере софтуера. Той трябва да създава електронни бази данни и да може да общува с персонала, обслужващ автоматизирани системи за създаване, съхраняване и предаване на документи.
За да съхранява документи в архива, специалистът трябва да знае определени правила и спецификации. Цел на документите и тяхната поверителност, срокове, условия на съхранение - според тези критерии е необходимо да сортирате документите в архива и след това да създадете ефективна система за търсене.
Задължения по документацията
Работните отговорности на ръководителя на документи в институция включват
- съставяне, отчитане, съхранение и контрол на документи;
- систематизиране на работния процес и осигуряване на движението на документите;
- Организация на оптимален документооборот в организацията;
- организация на съхранението и разработване на класификатори на документация;
- сортиране, изследване на стойността и прехвърляне в архива на документите с изтекъл срок на валидност;
- рационализиране на входящата документация;
- разработване на стандартни формуляри и таблици с документи;
- създаване на бази от документи със създаване на регистрационни номера и индекси и електронни адреси за съхранение;
- подготовка на необходимите материали за срещи, преговори и срещи.
Водещият мениджър на документи изпълнява служебните задължения, всъщност едни и същи, но с по-голям дял от отговорност, плюс дава задачи на по-нископоставени служители.
Работни задължения на ръководител на документи в образователна институция
Мениджърът на документи в образователна институция трябва да знае, наред с други законодателни актове, Закона на Руската федерация „За образованието“. Тъй като детските градини и училища имат ограничен персонал, ръководителят на документи съчетава задълженията на секретар, чиновник и служител, се ръководи от методическите препоръки за работа с документи в образователните институции (писмо на Министерството на образованието на Руската федерация от 02.12.2000 г. № 03-51 / 64).
Задълженията на ръководителя на документи в детска градина включват, наред с други неща, подготовка на трудови договори със служители и изпълнение на лични досиета и водене на детска книжка. Той също работи с бюро за военна регистрация и поддържа подходяща документация, ако в институцията има военно задължени служители.
Ръководителят на документи допълва служебните задължения в училището, като подготвя проекти на административни документи за движението на контингента и попълва лични досиета, води азбучна книга на учениците и отчита часовете на училищната работа на училищните работници, обработва и обработва прехвърлянето на личните досиета на учениците в архива.
Висшите учебни заведения извършват не само образователни дейности, но и научни.
Задълженията на ръководителя на документи в университета карат специалист поне като цяло да разбере профила на конкретен факултет, защото той трябва да подготвя документи за срещи и срещи и да води техните протоколи и телефонни разговори от името на декана.
Лични качества на специалист по управление на документи
Внимателността е най-важното качество на специалист в работата с документи. Точността, скрупульозността и отговорността допълват списъка с лични качества, необходими за работа с бизнес документи. Грешки в данните, нарушаване на закона, загуба на документи могат да струват на компанията много при сключване на договор или одит на персонала.
Обемите информация, с която работи мениджърът на документи, изискват добра памет.
За да работи във всяка област, той се нуждае от постоянство и грамотност при работа с документи, а в областта на управлението на персонала - и организационни способности, и креативност, и комуникативни умения.
Поставянето на правилните цели и работата със структурата на компанията, така наречените предприемачески качества, са необходими, за да може мениджърът на документи да организира оптималния работен процес и класификатора.
Често в малки фирми мениджърът на документи работи сам. Самоорганизацията, дисциплината и самоконтролът помагат за организирането на ефективна работа.
Изисквания към документацията
Солидната регулаторна рамка за управление на документи изисква обучение. Следователно при наемане на работа се изисква диплома на висше учебно заведение или средно специално учебно заведение по специалностите „Документация“, „Документална подкрепа на предприятие“. Има и сродни специалности: „Поддръжка на документация в съдебната практика“ или „Информационна поддръжка на предприятие“.
Законодателните и подзаконовите нормативни актове, административните, регулаторните и ръководните документи на висшите органи, свързани с управлението на документи, са общи изисквания за документите, които ръководителят на документи трябва да знае. Задълженията за работа изискват познания или поне техните основи относно методите на анализ, изследвания, проектиране, внедряване и разработване на документационни системи, за проектирането и работата на автоматизирани системи за управление; организация на архивирането и основното програмиране.
Предимства и недостатъци на професията мениджър на документи
Професията на мениджъра на документи е универсална. Диплома и знания по специалността позволяват на завършилия да работи във всяка организация, защото работният процес е навсякъде. Това е основното предимство на професията.
Второто предимство може да се счита за възможността да работите като администратор, архивист, чиновник, помощник секретар, офис мениджър, помощник мениджър, а не само мениджър на документи.
Третият плюс е, че въпреки привидно рутинната работа, мениджърът на документи е в центъра на информационните потоци в организацията и притежава почти всички свои тайни. Понякога, освен висшето ръководство, той е единственият притежател на тези тайни.
Работен опит и предприемачески дух позволяват на мениджъра на документи да организира собствен бизнес за предоставяне на информационни услуги, ако желае.
Предимствата на професията включват работа в офиса при добри условия, независимо от профила на предприятието и строг работен график.
Недостатъците на документалната професия са еднаквост и най-важното - голяма отговорност.
Къде може да работи мениджърът на документи?
Тъй като ръководителите на документи, които са получили образование по своя профил, могат да работят с всички видове документи (счетоводни, кадрови, научни и технически), те могат да бъдат търсени в различни организации:
- в органите, както местните, така и държавните;
- в ведомствени органи за управление;
- в архивните и документални услуги на инженерно-конструкторските, научноизследователските институции, в здравеопазването, архивното дело, библиотеката и музея, правоприлагащите структури;
- в административните служби и отделите на търговските структури: документи, управление на офиси, управление на персонала;
- в бизнеса с разработване на информационни системи, консултации с документация, одит на информационна сигурност.
Кариерният растеж на мениджъра на документи зависи от мястото на работа. В големите структури той може да се издигне до ръководителя на делата, в малки - до помощник-ръководителя. Върхът на кариерата за управление на документи може да се счита за подготовката на документи за правителството и президента на Руската федерация.
