Примерна длъжностна характеристика на архивиста

Позицията на служител в архива се нарича архивист. Основната задача на специалист в тази област е да организира работата на самия архив и разпространението на документация в него. Такива специалисти са необходими, когато има голям оборот на официални документи, особено в организации, свързани със застраховането, финансите и по-специално в държавните предприятия. Основният документ, към който трябва да се обърне новият служител, е длъжностната характеристика на архивиста.

Общи разпоредби

Само ръководителят на предприятието може да приеме или уволни архивиста. Освен това, на първо място, той трябва да се позове на действащото законодателство на страната. Инструкциите трябва да посочват лицето, което е пряк началник на специалиста, заемащ тази длъжност.

За да работи като архивист, човек трябва да получи първоначално професионално образование, след което може да бъде приет за длъжност, дори без опит в тази област. Има вариант човек със средно или общо образование да получи работа, но след това трябва да получи специално обучение в тази насока. Работен опит за тази длъжност не е задължителен.

Какво трябва да знам

Длъжностната характеристика на архивиста на предприятието предполага, че служителят трябва да притежава определени знания: той е длъжен да изучава регулаторните актове, инструкции и целия списък на правните документи, свързани с извършването на бизнес в архива в тази организация. Освен това той трябва да знае как да съхранява, използва документи, а също и според какви стандарти да ги приеме и предаде. Знанията му трябва да включват единна държавна система за работа в офиса. Освен това той е длъжен да разбере как се съставят описания на документите, които трябва да се съхраняват, кои от тях трябва да се съхраняват за постоянно и кои само временно, както и да съставя актове относно тяхното унищожаване.

Длъжностната характеристика на помощника архивист предполага, че той трябва да знае как се правят нещата, по какви правила са подготвени за бъдеща употреба и безопасност, как се съхраняват записи и се изготвят декларации в предприятието. Този човек трябва да разбира структурата на фирмата, в която работи, както и правилата за използване на оборудване и всички технически средства, необходими за извършване на работа в архива. Освен това той е длъжен да знае всички вътрешни правила и закони на организацията, включително защита на труда, пожарна безопасност, рутинни процедури и т.н.

Задължения

Длъжностната характеристика на архивиста на бюджетна институция предполага, че той трябва да изпълнява определени функции: извършване на работа, свързана с архивирането, съхраняване на архивираната документация, регистриране на получените документи, разработване на номенклатурата и проверка на правилността на регистрацията на файловете преди архивиране. Ако има такава нужда, той криптира елементите за съхранение, систематизира поставянето на делата и ги поставя в регистъра.

Длъжностната характеристика на архивиста на лечебното заведение предполага, че той трябва да подготви обобщени описания на съхраняваната документация, нейното разпространение във временни и неограничени единици. Той трябва да съхранява своевременно записи и да унищожава документи, срокът на годност на които вече е изтекъл, а също така да разработи система, чрез която ще бъде възможно просто и бързо да намерите желания документ.

Други функции

Освен това неговите служебни задължения изискват присъствие по време на изпита за наличието на документи за наука и не само. Той трябва да гарантира, че документите остават непокътнати, и ако е необходимо, да извърши реставрационни работи с тях. Този специалист гарантира също, че в помещенията на архива има всички необходими условия за нормалното съхранение на документи.

Архивистът трябва да наблюдава изпълнението на правилата за противопожарна защита, както и да използва съвременни технически средства за работа с документи. По искане на служители и посетители на организацията той е длъжен да издаде копия или оригинали на архивна документация, да изготви сертификати, като използва информацията, налична в архива, и да подготви доклади за своята работа.

права

Длъжностната характеристика на медицинския архивист подсказва, че той има определени права. Той може да иска и получава документи, свързани с работата му. Ако е необходимо, той може да си сътрудничи със специалисти от други отдели на предприятието или от други организации, ако това му помогне в решаването на компетентните му въпроси. Ако има такава необходимост, той може да представлява интересите на своята компания в други организации по всякакви въпроси, които са пряко свързани с работата на архива.

Отговорност

В длъжностната характеристика на архивиста се приема, че той е отговорен за неизпълнението на задълженията си и нискокачествената работа, за предоставянето на невярна или изкривена информация за извършените задачи, за отказа да изпълни поръчки от властите.

Освен това той отговаря за ситуации, при които са установени нарушения, нарушения на безопасността или други действия, които застрашават нормалната работа на предприятието, а служителят не ги е уведомил и не е предприел никакви мерки за отстраняване на проблема. Архивистът отговаря за нарушаване на трудовите норми.

Условията на труд

Длъжностната характеристика на архивиста предполага, че ръководството на организацията трябва да определя часовете на нейната работа в съответствие с трудовото законодателство. В случай на нужда от производство, компанията трябва да му осигури работно място, като отчита всички норми и стандарти, както и всичко необходимо за осъществяване на командировки, включително местни. Той също има право да подписва документи в рамките на своята компетентност.

заключение

Основният документ, на който специалистът трябва да разчита за тази длъжност, е длъжностната характеристика на архивиста. Независимо в коя организация работи, правата, отговорностите, функциите и знанията практически съвпадат и могат да варират в зависимост от нуждите на конкретно предприятие и какви задачи управленският екип възлага на своите служители.

Подобна работа изисква внимателност, постоянство, познаване на правилата за безопасност на важни документи, знания за оценка на стойността на определени документи, както и способността за организиране, бързо намиране и криптиране на документи. Друг важен фактор е работата с хората, защото професията на архивист включва издаване и получаване на различни документи, проверка на правилността на съставянето и автентичността му. Само внимателен човек, готов да работи с голям обем информация и да представлява интересите на компанията в други организации, ще може да изпълнява правилно и надеждно трудовите задължения на тази длъжност.