В някакъв момент от живота си може да се наложи да напишете препоръчително писмо на начинаещ служител, колега, студент или някой, когото познавате много добре. Изпълнението на искане от подобно естество за друго лице налага много сериозна отговорност и трябва да има най-сериозния подход.
Какво е препоръчително писмо?
Това е писмо, което дава положителни отзиви, препоръки на човека, за когото е написано това, а също така съветва човека към някого. Ако напишете препоръчително писмо на някого, тогава любезно ваучите, доверите се, давате гаранция за човека, за когото пишете.
Кой има нужда от препоръчителни писма?
Обикновено се изисква препоръчително писмо за студент, кандидатстващ за учебна програма от последното място на обучение или работа, като може да се изисква и препоръчително писмо за хората, кандидатстващи за работа. Например, тези, които кандидатстват за обучение в училища за бизнес и мениджмънт, се нуждаят от две или три препоръчителни писма, в които се обяснява защо този човек е най-добрият кандидат за това място. Писмо с препоръки за прием може да обясни защо студентът има потенциал на лидер или какви предишни академични или бизнес успехи е имал. Такива писма често се искат от учители, учители, декани.
Някои стипендиантски програми за обучение или изследвания изискват кандидатите да потвърдят препоръчително писмо до студент, за да приемат формуляра си за кандидатстване.
Кандидатите понякога изискват препоръки, които отговарят на въпроса защо кандидатът е най-добрият кандидат за определено място или компания. Тези писма се фокусират главно върху професионалните качества и умения на кандидата. Много често може да бъде поискано препоръчително писмо няколко дни или седмици по-късно, след като потвърдят заявлението, резюмето на кандидата.
Преди да започнете да пишете
Преди да се съгласите на това, уточнете целта на писмото: кой ще получи и кой ще чете. Когато определяте аудиторията, ще ви бъде по-лесно да пишете. Също така определете типа информация, която се изисква от вас. Например, някой се нуждае от писмо, подчертаващо качествата на лидера на даден човек, а вие нямате информация за лидерските способности на човек, може да срещнете сериозни трудности при писането. Или ако имате нужда от писмо за качествата на работната етика и пишете писмо за уменията да работите в екип на кандидата, тогава писмото няма да има смисъл.
Ако нямате време или нямате достатъчно информация, за да напишете писмо, можете да предложите на кандидата да подпише предварително подготвено от него писмо. Тази практика се прилага много често и е полезна и за двете страни. Но преди да подпишете нещо, написано от друг човек, уверете се, че писмото честно изразява вашето мнение и умения на кандидата. И не забравяйте да запазите копие от писмото за архива.
Компоненти на препоръчително писмо
Всяко препоръчително писмо трябва да включва три основни компонента.
Параграф или изречение, описващо как познавате този човек и колко дълго сте се срещали.
Оценка на човек и неговите качества. Ако е възможно, дайте конкретни примери, специфични за този човек, които ще отразят положителните страни. Примерите трябва да са кратки, но прецизни. Резултатът от това защо препоръчвате този човек и до каква степен.
Какво може да се включи
Съдържанието на препоръчителното писмо зависи от това, от което се нуждае кандидатът, но има и общи теми, които обикновено се разкриват в препоръчителни писма за кандидатите и студентите:
- потенциал (например лидерство);
- качества / умения;
- издръжливост;
- мотивация;
- характер;
- принос (за институция или общество);
- постигане на напредък.
копие
Никога не копирайте текст от друго препоръчително писмо; писмото, написано от вас, трябва да е ново и оригинално. Примерен пример на препоръчително писмо може да ви помогне да разберете и да се съсредоточите върху темата и да определите вида на препоръчаното писмо, от което се нуждаете, и други.
Защо да пишете препоръчително писмо, ако не получавате работа или стипендия?
Ако трябва да напишете препоръчително писмо от компанията на служителя, след като сте изпълнили искането, ще му благодарите за целия му принос към компанията и ще го възнаградите за усилията му. Това е много добро професионално умение и приятно усещане, че сте помогнали на някого да си намери работа, тъй като много често това зависи от препоръката.
Как да напиша препоръчително писмо
Започнете с адрес и поздрав. Използвайте фирмената си бланка, за да направите писмото по-официално. Напишете датата на написване на писмото в първия ред, след което напишете името на получателя, неговата позиция и работен адрес.
Пример:
„22 юни 2018 г.
Име и отчество
Началник отдел „Човешки ресурси“, име на компанията LLC
Адресът"
Тъй като това е официално писмо, то трябва да започне с призива „Скъпи“, и да продължи с името, отчеството. В някои области рекрутерите са много строги по отношение на професионалния етикет, така че избягвайте неофициалните поздрави като „Здравей“.
Напишете правилното въведение. Написването на първия параграф е много просто, тъй като наблягате на основните детайли на работните си отношения с човека, който препоръчвате.
Включва:
- вашата позиция във фирмата;
- име на лицето, което препоръчвате;
- неговата позиция;
- Връзката ви: шеф или колега;
- продължителност на сътрудничеството.
Пример на препоръчително писмо за писане на увод:
„Като координатор на проекта за име на компанията, аз бях ръководител (препоръчително име) от 2015 до 2018 г. Работихме тясно заедно по няколко стартиращи компании и се наслаждавах на екипната работа с такъв изключителен бизнес анализатор.“
Напишете качествен текст. Основната част от текста включва подробности за уменията, знанията и постиженията на човека, който препоръчвате.
За да запазите по-голямата част от писмото сбито, започнете с областта, в която препоръчаното лице е експерт, опишете ситуации, които показаха качествата, които се проявяват при решаване на проблеми по време на работа. След това можете да изберете две или три черти, които ще представляват ценния кандидат като потенциален служител.
Напишете мнението си за качествата на кандидата в последния параграф на писмото. Работодателите наемат кандидати, базирани не само на техническите им умения, но и се съсредоточават върху качества като независимост, инициативност, честност и др. Ако смятате, че тези описания не са подходящи за вашия случай, опитайте да изберете от следния списък:
- Доброкачествена комуникация.
- Лидерство.
- Творчеството.
- Аналитично мислене.
- Съвместна дейност.
Следва пример за препоръчително писмо за бавачка, което може да се използва в основната част на писмото:
„Знанията (името) за детската храна и детската психология й дават предимства пред останалите кандидати за позиция на бавачка. Тя не само наблюдава децата, но и работи с тях, като извършва различни психологически тестове с децата и прилага индивидуален подход към всяко дете. Тя също е честен и доверен човек, който може спокойно да остане сам с децата и да не се притеснява за тяхната безопасност “.
За да напишете препоръчително писмо на счетоводител, можете да използвате ключови думи като:
- внимателен;
- отговорен;
- точни;
- честно.
Пример:
„(Името) има отлични познания не само в счетоводството, но и в правната област, което помага да се намали времето за решаване на спорове по време на проекта, което е отлично качество. (Име) също е много лоялен човек, решава всички въпроси от своята компетентност без резерва. “
Ако сте били помолени за препоръчително писмо до банката, можете да се съсредоточите върху примера по-долу.
„(Името) е много добре запознат с банковите транзакции и счетоводството и ние му поверихме касата на нашата банка. В окончателните доклади не беше открито нито едно несъответствие. Благодарение на своята общителност той говори уверено и беше любезен с редовни клиенти и те инвестираха в банкови проекти."
В последния параграф можете да напишете защо бихте наели този човек отново, но само ако наистина го направите. Ако не, можете просто да напишете последния параграф на положителна нота, като отбележите колко ценен е бил приносът на служителя за развитието на компанията. Поканете получателя да се свърже с вас за допълнителни препоръки или въпроси.
Например:
„Въз основа на всички горепосочени причини давам (име) най-добрата препоръка за длъжността ръководител на отдел„ Информационни технологии “. Моля, не се колебайте да се свържете, ако имате въпроси."
„(Името) е един от онези работници, които бих напуснал без колебание. Сигурен съм, че тя е отличен графичен дизайнер и ще бъде отличен член на вашия екип. Моля, свържете се с мен, ако имате въпроси."
Допълнете със собствен подпис
Напишете повече от „Искрено ваш“, предшестващ вашето име. Добавете вашата позиция, пощенски адрес в офиса, работен телефонен номер, за да предоставите на получателя възможности за връзка с вас.
Надяваме се, че статията успя да отговори на всичките ви въпроси и изясни темата напълно. Използвайте примерите за препоръчаното писмо от статията, като добавите думите си.
