Заместник-ръководител на отдел: функции и отговорности, квалификация, лични качества

В тази статия искаме да представим една от водещите позиции, която присъства в почти всяка голяма организация. Това е заместник-ръководителят на отдела. Обмислете длъжностната характеристика, задълженията на специалист. И също така да анализирате позицията от гледна точка на кандидата - необходимите лични и професионални качества, приблизително резюме, образование, трудов стаж.

Общи разпоредби

И ще започнем с длъжностната характеристика на заместник-началника на отдела. Документът съдържа редица основни общи разпоредби. Нека ги анализираме:

1. Заместник-ръководител на отдел - ръководна длъжност. Специалист в категорията „топ мениджър“.
2. Граждани с висше професионално образование се приемат за длъжността (в посоката, свързана с дейността на фирмата работодател). Трудов стаж конкретно по специалността - поне 3 години.
3. И назначаването, и освобождаването на заместник-ръководител на отдел са прерогатив на директора на организацията или предприятието. Приемането и уволнението се извършва в съответствие със заповедта, подписана от това длъжностно лице, след предоставяне на ръководителя на този отдел.
4. Заместник-ръководителят на отдела се отчита пред ръководителя на отдела.
5. По време на отсъствието на това длъжностно лице на работното място (ваканция, отпуск по болест, отпуск по майчинство и др.) Задълженията му се прехвърлят на служителя, определен от ръководството, по предписания начин. Този служител временно поема задълженията на заместник-началника на отдела (директора). Той също така носи пълна отговорност за техните (задължения) непълно, неправилно изпълнение или за пренебрегването им.

Основни изисквания към специалист

Заместник-ръководителят на отдела (началник на отдела) трябва да знае следното:

• Заповеди, заповеди, други указания и нормативни официални указания по отношение на тяхната област на дейност.
• Основи на защитата на труда, икономика, организация на труда, управление на персонала.
• Трудово законодателство на Руската федерация.
• Правилата на вътрешния работен график на наемащата организация.
• Правила и норми за мерки за безопасност, противопожарна защита, промишлени санитарии.

Специализирани изисквания

Длъжностната характеристика на заместник-ръководителя на отдела не е универсален документ. Допълнителните изисквания за квалификация на специалист варират в зависимост от това в кой отдел или организация работи. Например, помислете за отдела за материална и техническа поддръжка.

Специфичните изисквания към „заместника“ са следните:

• Познайте основите на организирането на техническа и материална поддръжка, товарене и разтоварване.
• Познавайте правилата и процедурите за получаване и изпращане на стоки, поръчване на подходящи превозни средства и контейнери.
• Да може да състави правилно официална документация за получаване и изпращане на стоки, както и жалбата им в случай на несъответствие с условията за доставка и техническите изисквания на наемащата компания.
• Познавайте действащите разпоредби, правила за номенклатурата на доставките на продукти, стандарти за гориво или суровини, инвентар, уреди, материали и др.
• Бъдете запознати с условията за транспортиране и съхранение на продукти на вашата компания или партньори.

Описание на работата

Този раздел от длъжностната характеристика на заместник-ръководителя на отдела също няма да бъде универсален. Съдържанието му е уникално за всяка от областите на дейност на компаниите и техните подразделения. Предлагаме ви да се запознаете с приблизителното съдържание на секцията за същия пример (заместник. Отдел за техническа и материална поддръжка на организацията):

• Управление на работата на подчинения отдел при изчисляване на нуждите на фирмата или предприятието от суровини (в случай на производствената зона).
• Предоставяне на ръководителя на неговия отдел за одобрение на документи за планиране, проекти, ако е необходимо, компанията във всякакви материали, суровини, продукти в определен период от време (например за следващата календарна година).
• Анализ на движението на продукти, материали в складовете на компанията.
• Корекция и контрол на нуждите на производствените отдели на компанията в материални ресурси (включително при промяна на гамата от продукти).
• Изготвяне на изпълнителен баланс по материали за производство на основната категория стоки, установяване на отклонения при наличие / липса на необходими материали.
• Подготовка на предложения до ръководителя на неговия отдел (техническа и материална поддръжка) относно материали, които се намират в складове без движение - по възможност, успешната им употреба, изпълнение.
• Пряко участие в комисията за инвентаризация на суровините в складовете на компанията.
• Изготвяне на статистическа отчетност за движението и използването на материалните ресурси съгласно вече одобрени начини и форми.
• Участва в прилагането на мерки за икономично използване на суровините, оборудването чрез намаляване на разходите за закупуването, доставката и съхранението им.
• Мониторинг на дейностите на цеховете на предприятието (ако има такива) по използването, съхраняването и отчитането на материални активи там.

Обратна връзка

Друга категория задължения на ръководителя на отдела. В нашия пример единици материално-техническа поддръжка. Задълженията на ръководителя на кадровия отдел тук, разбира се, ще бъдат различни.

Обратната връзка предполага получаване на "заместник" от други структурни звена на компанията или организацията на следното:

• Производствени отдели на предприятието. Производствени планове, както за текущия, така и за следващия период на дейност за изчисляване на необходимостта от определени материални ресурси.
• Складове на отдела за техническо / материално снабдяване. Информация за останките на материални активи, движението им в склада.
• Ръководители на технически отдели на компанията. Нормите за потребление на материали, суровини за производството на конкретен вид продукти, както и промени в дизайна, производството, структурата, състава на стоките, които изискват преизчисляване на необходимостта от суровини или друг материал.

Права на специалисти

Правата на заместник отделите за персонал, материална подкрепа, сътрудничество, плащания и трансфери ще бъдат същите - независимо от специализацията на длъжностното лице.

Този раздел включва следното - права върху:

• Запознаване с проектите на директора на предприятието или организацията, които пряко или косвено са свързани с работата на отдела.
• Представяне за разглеждане от ръководството на предприятието, фирмата, компанията на редица предложения за подобряване на собствената им дейност, предвидени в длъжностната характеристика на заместника.
• В рамките на своята компетентност да уведомяват ръководителя на собствения си отдел за установените недостатъци, недостатъци в работата на това структурно звено. И също така да правите предложения за тяхното ликвидиране, избягване и т.н.
• Да осъществява необходимото взаимодействие с лидерите и техните заместници на други структурни звена на организацията.
• Visa, подпишете официална документация в рамките на своята компетентност.
• Направете предложения, за да насърчите отлични служители от собственото си звено. Както и наказания (според руския Кодекс на труда) за нарушаване на трудовата и / или производствената дисциплина.
• Изискване от ръководителя на структурното му звено, директора на цялата организация, съдействие при реализирането на трудовите му права и изпълнение на служебните задължения.

Отговорност на длъжностното лице

Заместник-ръководителят, ръководителят на отдела ще отговаря за взетите решения, подписаните документи и договори, неправилно извършената работа или бездействието.

Трудовото законодателство предполага следните отговорности за този служител:

• За неправилно изпълнение или неизпълнение на трудовите им задължения, които са предвидени в длъжностната характеристика на заместника. До степен, която предполага трудовото законодателство на Руската федерация.
• За нарушения по време на осъществяване на трудовата му дейност. Границите на отговорност са ограничени от административното, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.
• За причиняване на материални щети на фирмата работодател. Границите на отговорност се регулират от трудовото и гражданското законодателство на Русия.

Обобщение на зам

Има много автобиографии от кандидатите за длъжност заместник-началник на отдел по борсите на труда и в отговорите на предложения от организации. Всъщност днес не се нуждаете от определени умения за съставяне на такива документи: можете да намерите много шаблони, образци, примери, в които можете да въведете информация за себе си, образование и кариера доста компетентно, информативно и сбито. Много борси за труд дори предлагат да попълнят стандартни формуляри за възобновяване.

Но когато търсите работа като заместник-ръководител на отдела, важно е да не забравяте да посочите следната лична информация за себе си:

• Тип заетост, за която сте готови: пълна / непълно работно време, готовност за командировки, работа на смени.
• Място на пребиваване, възможност за преместване.
• Възраст, семейно положение.
• Информация за образованието: пълно име на университета или средното професионално учебно заведение, факултет и специалност, в която се провежда обучението. Бакалавър, магистър или специалист. Форма на обучение - редовна форма, семинар, кореспонденция, дистанция. Ако кандидатът има червена диплома или други различия в обучението, препоръчително е да се отбележи това (особено за младите специалисти).
• Информация за допълнително образование, семинари и обучения, курсове за преквалификация / повишаване на квалификацията. Представя се по следния план: наименованието на образователния център, посоката на подготовка, името на курса, броя часове и диплома. Разбира се, важно е да посочите само това, което е от значение за предстоящата работа.
• Познаване на чужд език (категория според международния стандарт).
• Наличие на шофьорска книжка (категория).
• Лични качества на кандидата.
• Опит. Независимо дали търсите работа в полицейския отдел (заместник, началник на полицейското управление) или в информационната, търговската, производствената среда, този елемент ще бъде най-важният, основен навсякъде. Работодателят ще му обърне голямо внимание в резюмето. В крайна сметка, всяка лидерска позиция изисква кандидатът да има трудов опит, освен това, успешен и продуктивен. Местата на предишна заетост са посочени в обратен хронологичен ред - от последната до по-ранната.
• Очаквано заплащане. По правило опитни кандидати не пишат конкретни номера тук, като се ограничават до скромно „по споразумение“.

Лични качества на специалист

Тази колона в резюмето не е основната за HR специалист. Важно е обаче за кандидата. Тези или други лични качества, видове характер помагат за успешна работа като заместник-ръководител на отдела - следствен, персонал, продажби и маркетинг.

Общите характеристики за длъжностните лица са следните:

• Устойчивост на стрес.
• Висока степен на отговорност.
• Точността.
• Работоспособността.
• Организационен талант
• Общителност, способността да се намери подход към различни хора.
• Отвореност към нови знания и опит.
• Инициатива.

Графата „трудов стаж“

Вече казахме, че този раздел е най-важният в резюмето на кандидата за ръководна позиция. Ето защо специалистът трябва да обърне голямо внимание на неговото завършване. Предоставената информация трябва да бъде кратка и изчерпателна. Вниманието на читателя е фокусирано само върху важни детайли в кариерата. И най-важното е, че данните трябва да бъдат изключително достоверни. Възможно е HR мениджърът да се свърже с бившия работодател на заместник-началника на отдела за персонал, за да провери достоверността на някои факти от работната биография.

Информацията за всяко минало място на работа е посочена по подобен начин:

• Зает период. Периодът от време е посочен по същия начин, както в трудовата книжка.
• Пълно име на позицията.
• Пълното име на организацията, кратка информация за нейната дейност - банка, металургична компания и др.
• Официалният уебсайт, имейл адрес, телефонен номер на отговорното лице, който ще предостави достъп на HR мениджъра до бившия ви работодател.
• Вид на заетост: пълен / непълно работно време, смяна, командировки.
• Професионални умения, използвани при изпълнение на техните задължения.
• Списък на постиженията на това работно място.

Нека да разгледаме един малък пример:

• Началник на отдела за сътрудничество.
• ПАО "Покупки-Омск".
• Област на дейност: поръчки, доставка.
• Период на работа: 10.03.2010 - 08.08.2014. Общ срок: 3 години 9 месеца.
• Използвани професионални умения: закупуване на продукти, организация и планиране на обхвата на дейностите по обществени поръчки; управление на бюджета на компанията, контрол на разходите; преддоговорна / договорна работа с партньори, рекултивационни дейности; избор на доставчици, оценка на тяхната конкурентоспособност; търсене на алтернативни партньори.
• Постижения на работното място: оптимизиране на производствените разходи, намаляване на разходите на предприятието, стабилно осигуряване на материални нужди на компанията през цялата кариера.

Заместник-ръководител на отдел - длъжност, характерна за различни предприятия и организации. Следователно длъжностните характеристики на заместниците ще варират при попълването на секциите. Въпреки това, когато търсите работа, общите стандарти за съставяне на автобиография, указващи информация за трудов стаж, са уместни.