Как да създадете работни профили за намиране на ценни служители?

Преди всеки мениджър или HR мениджър, рано или късно, става въпросът за запълване на свободна позиция. Изборът на добър специалист не е лесна задача. За тази цел мениджърите често съставят профили за работа, които ви помагат да се ориентирате към изискванията за кандидата.

Определение на понятие

Профилите за работа са набор от професионални и лични компетенции, на които кандидат за работа трябва да отговаря. В момента няма формализирано описание на характеристиките, които трябва да притежава представител на определена професия, поради което ръководителите изготвят тези документи независимо.

Можем да кажем, че профилът на длъжността е вид стандарт, според който служителят трябва да изпълнява задълженията си. Описанието трябва да бъде подробно и най-важното - реалистично. Документът трябва да показва следните основни елементи:

• мястото и значението на длъжността в организационната структура на конкретно предприятие;
• функционални отговорности, които трябва да се изпълняват от служителя, приет за тази длъжност;
• профил, който изброява основните компетенции, които трябва да притежава кандидат за длъжност;
• лични качества, необходими за изпълнение на определени задължения;
• минимален списък от изисквания, които организацията поставя пред своите служители.

Така можем да кажем, че профилите за работа са набор от характеристики, които служителят трябва да отговаря. Това е специфичен стандарт, който описва отговорностите, както и квалификацията и личните параметри на кандидата.

Защо ми трябват профили за работа

HR мениджърите редовно се сблъскват с проблема за затварянето на свободна позиция. Ако не сте съставили изчерпателен профил на длъжността, не трябва да продължите с директния избор на служители. Този документ е намек, който се използва в следните случаи:

• подбор на кандидати за заемане на свободни длъжности;
• за сертифициране на вече работещ персонал, за да се разкрие степента на съответствие с заеманата длъжност (това се отнася и за служителите, преминали изпитателния период);
• с цел изготвяне на планове за обучение и повишаване на квалификацията на персонала;
• ако трябва да създадете резерв от персонал за бъдещето;
• с цел да се планира кариерно израстване и по-нататъшно повишаване на служителите на ръководни длъжности в организацията.

Доста често профилът на длъжност на кандидат за длъжност се бърка с описание на длъжността. Основната разлика между двата документа е, че вторият е съставен въз основа на законовите изисквания. Описанието на длъжността е общ документ, който се подготвя за професията като цяло, а не за конкретен служител на определена организация. Той определя основните отговорности и условията на работа. Профилът на работа е документ от местно естество, който няма ясни изисквания за съдържание и структура. Мениджърът на персонал (или други служители) го съставя въз основа на собствения си опит или общата практика на организацията.

Професионални компетенции

Всяка длъжност изисква служител да притежава определени компетенции. Това са квалификационни характеристики, които са необходими за изпълнението на определени произведения. Така че, профилът на компетентност на публикация обикновено включва следните елементи:

• стратегическо мислене (предполага способността да се правят дългосрочни планове, като се вземат предвид възможните рискове и алтернативни варианти);
• влияние върху другите (способността да защитаваш своята гледна точка, както и да убедиш другите в нейната правота);
• умения за решаване на проблеми (способност за адекватно реагиране на нестандартни ситуации и трудности, както и бързо намиране на начини за излизане от тях);
• търсене на информация (избор и филтриране на данни, възможност за намиране и използване на съответните източници);
• способност за работа с клиенти и контрагенти (като се вземат предвид интересите, разбирането на психологията, задоволяването на желанията и нуждите);
• гъвкавост (бърза реакция и вземане на решения в съответствие с променящата се ситуация);
• акцент върху качеството (познаване и изпълнение на всички изисквания и стандарти, както и желанието за непрекъснато усъвършенстване).

В зависимост от въпросната позиция, списъкът на компетенции може да бъде разширен или стеснен. Професионалният профил на длъжността съдържа не само изисквания, но и степента на тяхната тежест (основна, висока, максимална). Този показател може да бъде определен чрез интервю или чрез специални психологически тестове.

Как се съставя

Изготвянето на профил на публикация е доста трудоемък процес. Необходимостта му се дължи на факта, че този документ ви позволява да определите параметрите, които трябва да има ценен служител. Правилно формулирайки профила, HR персоналът значително улеснява процеса на търсене и подбор на нови служители. Когато съставяте документ, струва си да следвате редица препоръки и правила:

• Заглавието на публикацията трябва да бъде сбито и ясно да отразява същността му. Също така си струва да напишете кратко описание, което ще съдържа списък на основните отговорности на служителя. Може да се представи като списък със задачи. Това ще бъде в основата на профила на публикацията.
• Списъкът с основна информация за длъжността трябва да включва не само реда на работа, но и размера на заплатата, която ще бъде един от основните моменти в интервюто. Също така си струва да се опише йерархията на подчинеността, както и приблизителен списък на лицата, с които новият служител ще трябва да взаимодейства.
• За изпълнение на служебните задължения е необходим набор от специфични компетенции. Този списък не трябва да бъде твърде обширен (не повече от 10 точки). Той може да бъде съставен въз основа на личен опит, теоретични изследвания, наблюдения на служители, както и на социологическо проучване. Можете да разделите компетенциите на няколко групи (например специфични и корпоративни).

Профилът трябва да бъде едновременно сбит и просторен. Това ще ви позволи да получите изчерпателна информация, без да отделяте твърде много време за нейната обработка.

Основните етапи на създаването

Разработването на профил на работа включва няколко последователни етапа:

• На първия етап от подготовката на документа длъжностните характеристики трябва да бъдат внимателно проучени, както и цялата информация относно спецификата на предприятието. Можете да проведете интервюта със служители или социологическо проучване, като използвате стандартизирани форми.
• След това се определя кръгът от лица, които ще бъдат пряко включени в работата. По-често, отколкото не, HR специалистите се занимават с този проблем. Важно е обаче да се включат и мениджъри на други служби, за които са съставени профили. Работата може да се извършва съвместно или поотделно с последващо интегриране на резултатите в окончателен работен документ.
• Третият етап включва проучване на организационната структура на предприятието, за да се определи мястото на длъжност в него. Трябва да се определят подчинените, както и непосредствените началници, на които новият служител ще води отчет.
• Следва подробно описание на функционалните отговорности, които съответстват на определена длъжност. Основата са не само правни актове, но и личен опит в определено предприятие.
• На петия етап ръководителят на персонала (или друг специалист, който участва в подготовката на профила) трябва да определи списъка с знания и умения, които ще бъдат необходими за изпълнение на работни задължения. Става въпрос за професионалните компетенции.
• След като сте определили компетенциите, е важно да ги разпределите според степента на важност, както и нивото, на което специалистът трябва да ги притежава. Това ще улесни процеса на подбор.
• На следващо място, участниците в работната група трябва да определят какви лични характеристики трябва да има кандидатът за заемане на свободна длъжност. Понякога чертите на характера са дори по-важни от професионалните компетенции, защото последната може да бъде развита, а първата може да се превърне в сериозна пречка за работния процес.
• На осмия етап е необходимо да се определят общите изисквания към служителя. Обикновено това е пол, възраст, ниво на образование или трудов стаж и т.н. Заслужава да се отбележи, че първите два знака не винаги са подходящи за използване, тъй като законът може да ги тълкува като дискриминация.
• Последният етап включва определянето на критерии, в съответствие с които ще бъде определена работната ефективност на служителя. Те могат да се използват по време на изпитателния период или за периодична оценка на качеството на труда на съществуващите работници.

Заслужава да се отбележи, че този алгоритъм не е задължителен за спазване във всички организации. В зависимост от големината на предприятието, както и от спецификата на организационната му структура, може да се пропуснат някои етапи и да се въведат и допълнителни.

Съставяне на проби

В момента няма единна форма, в съответствие с която да се състави профил на изискванията за позицията. А самите професии във всяко предприятие може да имат специфични изисквания. Въпреки това мениджърите по човешки ресурси вече са разработили определена практика, в съответствие с която се съставя профил на работа. Проба може да изглежда така:

• длъжност според таблицата на персонала;
• кратко описание (какво трябва да прави служителят);
• съществени условия (работен график, ниво на възнаграждение и др.);
• изисквания, предложени на кандидата за длъжността (ниво на образование, трудов стаж в определена област, определени специални умения);
• разширен списък на отговорностите за работа;
• корпоративни компетенции, които потенциалният служител на определена организация трябва да притежава;
• психологически тестове и други методи за оценка на съответствието на служителя с определена позиция.

Това е приблизителен шаблон. Най-често това е структурата на профила на работата. Пробата може да бъде разширена или стеснена, в зависимост от структурата на организацията. Могат да бъдат въведени и допълнителни параметри за конкретни постове.

HR профил

Мениджърът на персонал е една от най-отговорните длъжности в предприятието, тъй като от този служител зависи качественият състав на служителите. Затова към служителите на персонала се отправят специални искания, които се отразяват в такъв документ като профила на длъжността. Проба може да бъде следната:

• работни умения с хора (ръководителят на персонала трябва да има комуникация и решаване на спорове);
• бързо участие (HR специалистът не трябва да е безразличен, той трябва да има интерес към решаването на определени въпроси);
• поемане на инициатива по въпроси, свързани с подобряването на структурата и качеството на персонала;
• отвореност за комуникация (това качество е необходимо с оглед на специфичните особености на позицията);
• ентусиазъм при решаване на текущи въпроси;
• положително настроение, което ще бъде предадено на всички останали членове на екипа;
• способност за водене на разговор (ръководителят е този, който играе водеща роля в разговора с потенциални и реални служители);
• лидерски умения;
• умения за публично говорене (за представяне на доклади и доклади на висшето ръководство, както и провеждане на семинари за подчинени);
• нестандартно мислене за вземане на творчески решения в извънредни ситуации;
• ораторски умения, убедителност на изказванията;
• бързина на мислене и бързина в действията;
• способност за адаптиране към променящите се условия (както и подпомагане на новонаети служители);
• липса на страх от риск (тази характеристика трябва да бъде умерено изразена);
• независимост при вземане на решения;
• способността за експериментиране и намиране на нови подходи към управлението;
• чувство за хумор, което помага за обезсилване на стресови и стресови ситуации.

Профилът на длъжността на ръководителя, отговорен за подбора на персонал, трябва да бъде изготвен с особено внимание, тъй като тази длъжност е една от ключовите във всяко предприятие. Лице, кандидатстващо за тази длъжност, трябва изцяло да спазва изискванията, тъй като отговорността за формирането на персонала е на негови плещи.

Изисквания на мениджър продажби

Доста често можете да срещнете такова свободно място като мениджър продажби. Въпреки факта, че много млади хора започват кариерните си пътища с подобна работа, на този етап кандидатите се поставят доста сериозни изисквания. Типичен профил на длъжността мениджър по продажби е както следва:

• готовност за постоянна комуникация с широк кръг хора (доставчици, клиенти, клиенти и т.н.);
• способност за бързо вземане на решения след преговори с контрагентите;
• способността да поддържате оптимистично настроение в разговора, както и да създадете атмосфера на доверие;
• креативност на мисленето (важно при представянето на продукта);
• способността да организирате рационално времето си (тъй като работата включва много ежедневни срещи и преговори);
• дипломатически тон в комуникацията с изпълнители и клиенти;
• емоционален баланс, способността да останете спокойни в стресови ситуации, както и бързо да намерите изход от конфликтите;
• способността да се намери общ език с различни видове личности;
• лоялност към продукта, който се продава.

Заслужава да се отбележи, че е даден много приблизителен профил на позицията. Един пример може да бъде разширен или съкратен според нуждите на определена организация.

Основни подходи към профила на работата

Разработването на профил на работа може да се извърши в съответствие с два основни подхода:

• Ситуационният подход предполага, че документът се съставя по спешност, когато е спешно да се затвори вакантна длъжност. Тъй като времето е много ограничено, документът се съставя много приблизително, като посочва само най-основните изисквания за потенциален служител. В бъдеще този детайл може да служи за формиране на пълен профил.
• Методологичният подход предполага задълбочена работа, в резултат на което ще се развият ясни характеристики на позицията, необходимите компетенции, лични качества и функционални области на отговорност. Той ще съдържа цялата изчерпателна информация и следователно ще се счита за работен документ при търсенето и подбора на персонал. Тъй като организацията претърпява всякакви реформи, профилът също ще претърпи промени.

данни

Заслужава да се отбележи, че за успешния подбор на персонал е важно профилът на длъжността да бъде съставен в предприятието. Доста е трудно да се даде пример за единен документ, тъй като този въпрос не е регламентиран със закон, а остава по преценка на ръководителите на предприятията.

Профилът е един от основните инструменти, които се използват при подбора на кандидати за определена свободна позиция. Освен това, в съответствие с този документ, може да се извършва периодично сертифициране на персонала или проверка въз основа на резултатите от пробния период. В зависимост от резултатите от проучването могат да се определят насоки за повишаване на квалификационното ниво.

При компилиране на профил може да се използва един от двата подхода. Появява се ситуация, когато е спешно да се затвори свободно място. В този случай описанието на работата може да бъде направено приблизително, като се посочват само основните характеристики. Ако говорим за методологичния подход, тогава се разработва задълбочен подробен документ, който постоянно се използва в практиката за подбор на персонал.

Типичният процес на разработване на профил на работа включва преминаване през няколко последователни етапа. Като начало, ние изучаваме характеристиките на професията, както и изискванията към нея, изложени от регулаторни правни актове. Необходимо е също така да се сформира група от компетентни специалисти, които ще участват в подготовката на документи. Профилът се съставя, като се взема предвид организационната структура на предприятието, поради което той също трябва да бъде внимателно проучен. Основната част от документа е описание на длъжностните отговорности на потенциален служител, както и изисквания за компетенции. Също така си струва да се обърне внимание на личните качества (общителност, устойчивост на стрес и т.н.).