Видео: Професии в ПГ "Петър Парчевич" гр. Раковски 2024, Юли
Голямата организация създава много проблеми. Шефът на корпорацията няма да е навреме навсякъде, дори и с помощта на заместници. За да планира правилно деня, да не забравя нищо, да разпределя и контролира работата, ръководителят има нужда от помощник. Какво прави служителят в тази позиция, какво трябва да може и да знае?
Асистент мениджър: ролята му в организацията
Следвайки логиката на класификатора на професиите, одобрен на държавно ниво, асистентът на ръководителя принадлежи към категорията ръководители, защото той контролира почти всички въпроси, свързани с компетентността на първото лице.
В същото време някои организации интерпретират позицията на помощник-мениджър като администратор, мениджър или секретар: първите две позиции включват организационни и административни функции, третата - функции за представяне и поддръжка. Класификаторът на професиите класифицира тези видове работа в различни категории - специалисти, технически служители, но само асистент се класира като лидер.
Как да определим условията за работа?
При наемане на помощник-мениджър или секретар организацията трябва да определи статуса, правата и отговорностите на този служител, тъй като изискванията за образователното ниво, квалификацията и опита на кандидата зависят от това.
- Достатъчно е рецепционистът да има пълно средно образование, а етикетът и техниките за работа с офис техниката на кандидата се преподават директно на работното място.
- Администраторът трябва да има най-малко бакалавърска степен, да има организационни умения и енергичен характер, а също и да има известен трудов опит, в зависимост от корпоративните изисквания.
- Мениджърът, като представител на професионалисти, изисква образование не по-малко от пълно висше образование, трудов стаж не е задължителен, но компанията определя този стандарт по своя преценка.
- Помощник управител. Тази длъжност предполага същите квалификационни изисквания като за ръководителя: завършено висше образование, трудов стаж по специалността за най-малко 2 години. Вероятно, това ще изисква специални лични характеристики на кандидата и, вероятно, напреднало обучение.
За какво е длъжностната характеристика?
Помощникът на ръководителя като длъжностно лице е длъжен да действа в рамките на своите функционални права и да изпълнява изцяло предписаните функции. Въпреки че, дори да е лидер, служителят трябва да изпълнява трудовите си задължения добросъвестно и навреме.
Заповедта за работа не съдържа подробно изложение на тези компетенции и дори в случай на договор списъкът с функции не винаги е изчерпателен. За да се избегнат несъответствия при определяне на заданието на служителя, длъжностната характеристика на асистента на ръководителя на организацията трябва да съдържа подробни задължения, правата, които той има, както и мярка за отговорност за нарушаване на трудовия договор, вътрешните трудови разпоредби, щети на работодателя и др.
Личен асистент мениджър
Асистентската длъжностна характеристика се моделира по сходни инструкции за ръководител или негов заместник, с изключение на някои от приоритетните функции на стратегическото планиране и управление. Вероятно асистентът също няма да бъде инструктиран да приема и освобождава служители, правото да се разпорежда с финансовите ресурси на предприятието, издаването на пълномощни и други компетенции, които принадлежат лично на ръководителя.
Законът обаче ви позволява да делегирате всякакви функции на доверен служител, при условие че той има достатъчно квалификация, знания, опит и авторитет за решаване на подобни проблеми. Важно е само правилно да формализирате пълномощията на служителя - със заповед или пълномощно.
В същото време длъжностната характеристика на помощника на ръководителя на предприятието трябва да отразява действително извършената от него работа.
Типични раздели
Структурата на длъжностната характеристика е фиксирана в държавните квалификационни справочници и съдържа всички основни изисквания към служителя и нюансите на длъжността, както и мястото му в организационната структура на организацията.
Описанието на длъжността „Помощник мениджър“, както и всяка друга, трябва да включва следните части:
- Общи условия. В него се посочват процедурата за приемане и уволнение, подчинение, процедурата за замяна на служител.
- Трудови функции. Един от най-важните раздели, който трябва да се отрази подробно.
- Права, предоставени на служителя.
- Граници на отговорност за нарушения.
- Квалификация, професионален опит, образователно ниво.
- Какво трябва да знае служителят в дадена позиция.
- Връзката между него и други части на организацията.
Посочените секции не могат да бъдат подрязани, но е допустимо да ги разширите и добавите необходимите точки.
Описание на работата Асистент Мениджър: извадка
Одобрен от:
Директор (име на организацията)
подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
дата на одобрение
Описание на длъжността "Assistant Manager"
1. Основни условия
1.1. Професионална категория „Лидери“.
1.2. Приет и уволнен от работа по заповед на директора.
1.3. Подаване: директно на директора.
2. Функции
Помощник управител:
2.1. Координира работата на отдели, секции и други подразделения на предприятието в съответствие с инструкциите, резолюциите и заповедите на директора.
2.2. Проследява сроковете за изпълнение на заповедите за контрол на директора на структурните звена.
2.3. Съставя работен план на директора за следващия работен ден и своевременно го представя на ръководителя.
2.4. Организира и контролира работата в офиса в предприятието, проверява го за съответствие с изискванията на закона.
2.5. Осигурява счетоводство и регистрация на всички пълномощни, издадени от директора.
2.6. Да управлява чиновниците и да контролира резултатите от тяхната дейност.
Допълване в зависимост от нуждите на конкретна организация и профила на длъжността.
3. Правомощия
Асистентът мениджър има право:
3.1. Бъдете запознати с решенията, взети в предприятието.
3.2. Участвайте в заседания на управленския апарат.
Допълване в зависимост от нуждите на конкретна организация и профила на длъжността.
4. Отговорност
Помощникът мениджър отговаря за:
4.1. За неизпълнение или неправилно изпълнение на техните задължения, предвидени в тази инструкция, заповеди и указания на директора, действащото законодателство, регулиращо дейността на предприятието.
4.2. За недостатъчен контрол върху дейността на подчинените работници.
4.3. За разкриване на информация с ограничен достъп.
Допълване в зависимост от нуждите на конкретна организация и профила на длъжността.
5. Квалификация
Асистентът мениджър трябва да има завършено висше образование, професионален опит от поне 2 години.
6. Трябва да знам
Действащото законодателство, Хартата, Колективният договор (в него се уточнява какви актове и норми служителят трябва да знае).
7. Взаимодействие
Посочва се с кого и по какви въпроси си сътрудничи помощник мениджърът.
Договорена:
Ръководител отдел „Човешки ресурси“
Подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
Юрисконсулт
Подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
запознал:
подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
Специфични компетенции на помощник-ръководителя на проекта
Предполага се, че управлението на проекти е временна позиция, съответно и асистентът поема определени задължения до приключване на проекта. Функционалните му отговорности ще зависят от спецификата и темите на проекта, както и от нуждите на определена организация.
Длъжностната характеристика на помощник-ръководителя на проекта за функции ще бъде по-тясно специализирана, но с административно и организационно оцветяване. Типичните отговорности за тази длъжност могат да бъдат намерени в наръчника за квалификация и след това да ги прецизират към ситуацията.
Различни ли са отговорностите на помощник-мениджъра по общи въпроси?
Отговорностите на помощник генерален директор и помощник директор по общи въпроси ще се различават. Разбира се, във втория случай правомощията ще се окажат по-тясно фокусирани, тъй като ръководителят на общи въпроси не отговаря за всички дейности на организацията, а само за отделен сектор.
Описанието на длъжността на помощник-мениджъра по общи въпроси се съставя въз основа на функциите на „подпомагания“ шеф. Съответно, основата ще бъде сферата на нейната отговорност и функции.
Описанието на длъжността „Помощник мениджър“ в този случай е подходящо като основа, можете да надграждате върху него, когато разработвате нови документи за свързани позиции.
