Офис мениджър - кой е? Задълженията на ръководителя на офиса

„Планктон“, „мениджъри“ - всички тези безпристрастни определения са свързани с работата на офис работниците. Но такава работа ли е толкова безполезна? Офис мениджър - кой е? Какви са неговите отговорности?

Офис мениджър - кой е?

Професията на офис мениджър често се бърка с професията секретар. Но все още има разлика между тези специалности. И така, офис мениджър - кой е това?

Управителят на тази зона е офис мениджър или администратор. Той регулира работата в офиса, като е важна информационна връзка между служители и началници, клиенти и служители и т.н.

Колкото по-активна е дейността на една организация, толкова повече проблеми има с ежедневните малки организационни въпроси и документация. Тяхното изпълнение и осигурява офис мениджър.

Той гарантира, че всички текущи документи, както и заповеди от началниците му, са надлежно изпълнени. В същото време изпълнителните заповеди трябва да се съобщават навреме на служителите на компанията, всички жалби от посетителите трябва да се вземат предвид, а предложенията на служителите да се съобщават на властите.

Така офисната работа, както и комуникацията във фирмата частично попадат върху плещите на офис мениджърите.

Място на работа и заплата

Офис мениджър е необходим във всяка компания, която има офис, мениджър и поне няколко служители. В малките организации списъкът на отговорностите на такъв специалист е много по-малък, отколкото например в огромна корпорация. В голяма компания може да има няколко офис мениджъри и всеки от тях е назначен в свой отдел.

Оказва се, че търсенето на такива специалисти е доста голямо и, вероятно, ще продължи да расте. Но на практика няма перспективи за кариера. Особено, ако в допълнение към управлението на офиса човек вече не притежава никаква професия.

Поради факта, че задълженията не са твърде сложни, конкуренцията за една работа, поне в Русия, е доста висока - 6 души за свободно място. В същото време заплатата е ниска по капиталови стандарти - 27 хиляди рубли.

В културната столица - Санкт Петербург - заплатата на такива работници е по-ниска с около 5-7 хиляди, а конкуренцията е многократно по-висока. Колкото по-далече е периферията на страната, толкова по-ниска е заплатата и повече кандидати за позицията.

Необходими лични качества

Поръчките, получени от мениджъра на офиса, като правило се нуждаят от спешно и бързо изпълнение. Следователно от кандидата се изисква преди всичко старание, бързина и точност. Добрата памет и концентрацията също са важни.

Лицето, заемащо тази длъжност, трябва да бъде дружелюбно и общително, защото в някои ситуации той действа като представител на компанията пред клиентите.

Офис мениджърът трябва да има компетентна и логически структурирана реч, както и да овладее бизнес етиката, тъй като често участва в организиране на бизнес преговори и корпоративни срещи.

Полезни знания, като телефонния номер на добър електротехник или услуга за доставка на обяд, също няма да навредят. Всъщност в много компании редът в офиса, както и засищането на служителите също се контролират от мениджъра.

Основни умения на Office Manager

1. Първото изискване за такъв служител е доброто познаване на компютъра и интернет. Ако в допълнение към Word и Excel заявителят ще притежава Photoshop или Office Picker Manager, това е още една причина да го наемете, а не някой друг.
2. Висока скорост на печат Способността за бързо въвеждане на текстове е една от най-важните за офис мениджъра.
3. Уменията в административното управление, получени на предишни работни места, са необходими, ако човек получи работа в голяма компания.
4. Умения за работа с документи. Документацията е една от основните отговорности на този тип специалисти, така че основните знания са задължителни.
5. Уверено използване на офис техника. Факсове, принтери, скенери - всичко това трябва да бъде в компетенцията на мениджъра на офиса.
6. Умения за компетентна и дипломатическа комуникация. Управителят на офиса трябва не само да общува компетентно, той трябва да може да разрешава конфликтни ситуации, ако е необходимо.
7. Владеене на чужд език. В големите международни компании, офис мениджърът трябва да владее поне основен английски език.

Общи разпоредби на длъжностната характеристика

Позицията на мениджъра на офиса се одобрява от изпълнителния директор на компанията. В различните компании може да се различава в някои отношения, но като цяло основните му разпоредби не се променят. Необходимо е да се запознаете с работната инструкция преди да подпишете трудовия договор, за да не се оплаквате по-късно, че изпълнението на определени задължения не е било част от вашите планове.

Общите разпоредби могат да указват:

• кой отговаря за наемането на офис мениджъра;
• който има право да го освободи от поста си;
• на кого служителят отчита;
• който докладва на мениджъра на офиса;
• който изпълнява задълженията на офис мениджър в негово отсъствие и др.

Обикновено мениджърите на офиси докладват на изпълнителния директор. Администраторите на офиса отчитат куриери, шофьори, чистачи и т.н.

Също така в общите разпоредби може да се посочи кой служител с какво ниво на квалификация може да бъде приет за описаната длъжност.

Преки задължения

Следващият параграф в инструкциите определя задълженията на офис мениджър.

За автобиографии за свободни работни места, кандидатите често изписват в отделна колона какви отговорности са изпълнявали при предишна работа в офиса. Така работодателят получава повече информация за уменията на кандидата.

Какви артикули могат да бъдат преките отговорности на офис мениджър?

1. Надзор на телефонните разговори. Служителят трябва да отговаря на входящите обаждания, доколкото е възможно, да отговаря на въпроси от противници, а също така да информира началниците си за информацията, която са поискали да предадат.
2. Изготвяне на документация. Съхранение и счетоводство на документи, контрол на кореспонденцията, изпълнение на поръчки и др. - Това са преките отговорности на мениджъра на офиса.
3. Възпроизвеждане на документи. По специални инструкции от шефа служителят извършва копиране и дублиране на работа.
4. Изготвяне на писма, молби - т.е. Кореспонденция с партньори, клиенти или доставчици по искане на непосредствения ръководител.

Задълженията на офис мениджъра могат да включват най-малко шест други видове работа. Но във всяка компания натоварването на специалистите от тази категория се определя индивидуално.

Права на Office Manager

Всяка инструкция на офис мениджър включва не само задължения, но и права.

1. За да предоставите пълна информация. За да изпълнява определени задачи, ръководителят на офиса има право да изисква предоставянето на това количество информация, включително поверителна, от която се нуждае.
2. Добри предложения за рационализация. Ако за организирането на офисната работа са необходими иновации или допълнителни поръчки на генералния директор, тогава управителят има право да предложи да ги въведе.
3. Изисквайте подходящи условия на труд. Ако служебните задължения не могат да бъдат изпълнени поради липсата на необходимите условия, ръководителят на офиса може да изиска те да бъдат създадени.
4. Действайте в рамките на компетентността. След като проучи длъжностната характеристика, служителят има право да взема решения и да дава нареждания, но само в рамките на своята компетентност.

Това е грубо ръководство за правата, които офис мениджърът има. Те могат да бъдат допълвани или намалени в зависимост от спецификата на институцията.

Отговорност

Офис мениджърът е професия, която включва и известна отговорност. Обхватът и наказанието му за нарушаване на правилата се определят от всеки работодател поотделно. Най-често срещаните точки, на които се носи отговорност в длъжностните характеристики, изглеждат така.

1. За небрежно отношение към задълженията си. Ненавременното изпълнение на поръчки и всяка друга небрежност е вина на служителя, за което е необходимо да се отговори.
2. За разкриване на поверителна информация. В трудовите договори и длъжностните характеристики трябва внимателно да прочетете клаузите за поверителност на информацията. За нейното разкриване най-често можете да загубите работата си.
3. За нарушаване на компетентността. Не се допускат действия извън обхвата на компетентността на служителя.
4. За нарушаване на работния график и т.н. Нарушаването на работния график, правилата за пожарна безопасност или мерките за безопасност също е отговорност на служителя.

Плюсове и минуси на професията

Тази професия има, както и много други, редица предимства и недостатъци. И така, какви са предимствата от работата на офис мениджъра?

Отговорите на работниците, които работят на този фронт, са свързани преди всичко с голямото търсене на тази професия: след като натрупат известен опит в тази област, намирането на по-добре платена работа не е трудно. Онези административни умения, които се придобиват в процеса на работа, са от значение в ежедневието. В допълнение, работата като офис мениджър ви позволява да развиете своите комуникационни умения.

Сред минусите е повишената психологическа тежест, която изпитват служителите, защото за един работен ден трябва да решите много различни въпроси. Освен това мениджърите, освен директните задължения, често зареждат мениджърите на офиси с лични заявки и допълнителни инструкции.

Къде да уча професията?

Офис мениджърът кой е това става ясно от горното. Къде обаче може да се научи на тази професия?

Няма специален факултет, който да подготвя офис мениджъри във всеки университет. Но често мениджърът иска човек с висше образование да заеме тази позиция. Какъв вид образование ще е това не винаги е важно - основното е, че кандидатът е завършил университета. В провинциалните градове тази позиция може да бъде заета дори след 9 класове на образование. Всяка компания поотделно решава кой офис мениджър изисква.

Най-вече работодателят ще се интересува от други характеристики на кандидата:

• дали преди е работил в тази област;
• Колко добре се разбира в компютъра;
• Знаете ли документите;
• Говори ли езици и т.н.

Не можете да откажете от комуникативните умения на човек. Ако всичко е наред според тези показатели, шансовете за получаване на работа се увеличават.