Дори с малък персонал, включващ само ръководителя на компанията и нейните служители, е необходим отговорен служител, който би бил организационната сила, способен да ръководи и контролира работния процес - тази идея определя текста на длъжностната характеристика на мениджъра на офиса.
Подобна позиция изисква от кандидата да притежава набор от специфични умения и подходящо образование, както и способността да общува с хората. Този списък с изисквания обаче не е ограничен до.
Описание на работата
Още на етапа на кандидатстване за позиция кандидат може да се запознае с нормативен акт, регламентиращ правата, задълженията и зоната на отговорност в една компания. Такъв документ се нарича длъжностна характеристика. Състои се от пет основни секции:
- Общи разпоредби Те съдържат цялата организационна информация: наименованието на предприятието, заеманата длъжност и структурната единица, към която принадлежи. Той също така посочва подчинеността, процедурата за заемане на длъжност и уволнение, както и образователни и квалификационни изисквания.
- Задължения. В този раздел са изброени отговорностите на служителя, както и начините за тяхното изпълнение.
- Правата на служителя, тоест всички допълнителни функции, които допринасят за ефективното изпълнение на задълженията.
- Отговорност. В съответствие с този раздел ръководството взема решение относно оценката на качеството на труда, повишението или глобата.
- Връзката. Този раздел урежда всички комуникации с външни и вътрешни звена, които могат да възникнат от служителя в процеса на упражняване на неговите функции.
Принципи на писане на длъжностни характеристики
Нормативната база за подготовката на такива документи е Квалификационният указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители (1998 г.). По време на неговото развитие беше обърнато значително внимание на описанието на длъжността и условията за изпълнение на задълженията на служителя. Особеностите на работата са включени в заглавието на документа, например „Описание на длъжността на секретаря“ (ръководител на офис или главен счетоводител).
Освен това, ако има две публикации с еднакви имена, но с различни задачи, тогава трябва да се подготвят различни документи, отразяващи тези различия. В длъжностните характеристики на ръководителя на офиса на служителя има определени различия от един и същ регулаторен акт за секретаря.
Изисквания на Office Manager
По един или друг начин кандидат за позиция ще трябва да ръководи хората. Това може да бъде само няколко души в малка компания или целия административен персонал в голямо предприятие. Естествено, кандидатът трябва да е уверен потребител на компютър и да може да работи с друго офис оборудване (скенер, принтер или факс). Офис мениджърът често е представител на компанията, така че задължителната реч и способността да се пишат бизнес писма са задължително условие. Много често компаниите изискват такива служители да познават основите на документите и трудовото законодателство. Владеенето на поне един чужд език все още е желано умение, но когато кандидатствате за голямо предприятие, това вече е едно от задължителните изисквания.
В някои случаи ръководителят на офиса трябва да комбинира задълженията си с функциите на други служители. Това води до увеличаване на необходимите умения. И така, офис мениджърът с функциите на счетоводител трябва да има подходящо образование и да има специални програми.
Основни отговорности
Типичната длъжностна характеристика на офис мениджър със секретарски функции включва следните елементи:
- обработка на поща, както входяща, така и изходяща; тяхното преразпределение в рамките на компанията;
- контрол върху сроковете за изпълнение на задълженията по договори и споразумения;
- извършване на изходящи и получаване на входящи повиквания;
- работа с клиенти и представители на партньорски компании;
- наблюдение на наличието на необходимите канцеларски материали;
- поддържане на офис техника в работно състояние и повикване на специалисти в случай на повреда;
- разпределение на времето в рамките на работния график (в някои случаи за главата);
- организиране на необходимите събития (срещи, конференции, командировки, корпоративни партита);
- регистрация на срещи;
- актуализиране и попълване на свежо съдържание в корпоративния сайт.
Този списък включва само основни изисквания. Други елементи могат да се добавят в съответствие със спецификата на сключения трудов договор. В длъжностната характеристика на ръководителя на офиса с функциите на служител по персонала например се изисква служител да съхранява и предоставя своевременно цялата счетоводна документация или да замени ръководителя на отдела за персонал в случай на негово отсъствие.
Допълнителни отговорности
В допълнение към основните функции, длъжностната характеристика на мениджъра на офиса съдържа списък с различни отговорности, които могат да варират в зависимост от направленията на компанията. От офис мениджър може да се изисква да работи с административни органи, тоест да получи разрешение за извършване на търговия, да открие клон на фирма или филиал и т.н.
Една от най-важните задачи е реалното управление на компанията в отсъствие на нейния директор. Разбира се, това е възможно само ако служителят се е утвърдил като отговорен и надежден човек, на който може да разчита. Освен това длъжностната характеристика на ръководителя на офиса често съдържа клауза за необходимостта от съставяне на общо пълномощно. Такъв документ може да е необходим например за получаване на пощенски пратки с висока степен на важност.
Неформални изисквания
Обикновено големите компании позволяват предварително да се запознаят с примерното описание на длъжността на мениджъра на офиса за кандидати за тази длъжност, така че да са напълно запознати със списъка с изисквания и отговорности.
Но дори и при вида на подобни правомощия, заявителят трябва да разбере, че остава един от многото служители на предприятието. В тази връзка не трябва да се забравя за онова, което не е посочено в длъжностната характеристика. Офис мениджърът с функциите на секретар трябва да е човек, който има деликатно усещане за време, за да може да го разпределя при необходимост.
Задачи за организиране на работния процес
Най-важното изискване за работата му е ефективността, така че човек, заемащ такава длъжност, е длъжен икономично да консумира офис материали, да контролира количеството консумирана електроенергия.
За останалите служители, офис мениджърът е отговорен почти наравно с ръководителя. По силата на това той трябва да гарантира, че условията на труд са в съответствие с приетите санитарни норми и правила за безопасност. И накрая, при изпълнение на директните си задължения, мениджърът на офиса получава достъп до класифицирани документи, така че едно от изискванията е подписването на споразумение за неразгласяване на търговска тайна или друга информация, която може да навреди на пазарната позиция на компанията.
Права на Office Manager
Разбира се, изпълнението на такъв брой задължения позволява на служителя да упражнява специални права. Те са посочени и в длъжностната характеристика на мениджъра на офиса. Същността на някои от тях, като например възможността за достъп до поверителна информация, произтича пряко от необходимостта да изпълняват своите задължения за работа. Други са свързани с привилегии за власт. И така, ръководителят на офиса има право да изисква от останалите служители да поправят грешките, допуснати от тях при небрежност в производствените документи, да установят за тях размера на стимула или да прилагат неустойки към небрежните.
Често офис мениджърът е връзката между служителите и лицата, вземащи решения. Подобна позиция му позволява да постигне по-добри условия на труд и да представи колективни желания за подобряване на качеството на работа както на определен отдел, така и на предприятието като цяло.
Характеристики на длъжностната характеристика на офис мениджъра на отдел продажби
Офис мениджърите отдавна са незаменими в големи и не толкова големи компании, така че се нуждаят от някои специални умения, за да запълнят такова свободно място. Често срещан случай е, когато няколко мениджъри на офиси със специални функции, които се контролират от един, работят в едно и също предприятие. Техните длъжностни характеристики по същество съвпадат, но се различават в допълнителен набор от функции.
Така че, ако мениджърът на офиса работи в отдела за продажби, неговата длъжностна характеристика може да съдържа такива елементи като:
- търсене на нови точки за продажба;
- проследяване на промените в структурата на търсенето;
- подготовка на отчетни документи за перфектни продажби;
- директна работа с клиента за получаване на поръчки и последващата им обработка;
- работа по информиране на клиентите за възможни промени в асортимента на стоки и преизчисляване на цените;
- организиране на необходимите срещи;
- подписване на договори за доставка на стоки.
Допълнителни изисквания могат да бъдат свързани със спецификата на стоките, предлагани от компанията. Ако компанията е свързана с продажбата на недвижими имоти, тогава задълженията на мениджъра на офиса могат да включват изготвяне на информационни брошури и подготовка на конкретни документи.
Отговорност на Office Manager
В случай на неизпълнение на служебните му задължения, при извършване на нарушения, включително разкриване на търговска тайна или извършване на други действия, вредни за имиджа на дружеството, ръководителят на офиса отговаря в съответствие с нормите на административния, гражданския и наказателния кодекс. Ако на организацията са нанесени материални щети, тогава наказанието се налага в съответствие с разпоредбите на Кодекса на труда.
